TBMM'den bir ilk: Sekreterler için el kitabı

TBMM Genel Sekreteri İrfan Neziroğlu, el kitabının önsözünde, ilk kez yapılan bu çalışmanın kaynak niteliğinde olduğunu kaydederken, "Sekreterlikte ne tür bilgilere ihtiyaç duyulduğu, yapılan anketler ve yüz yüze görüşmelerle tespit edilmiştir. Metinler hazırlanırken konu uzmanlarından destek alınmıştır" dedi.

147 sayfalık kitapta şu çarpıcı uyarı ve bilgilendirmelerde bulunuldu:

DEĞERLİ OLMAYAN TAKILARI TERCİH EDİN

İyi bir sekreter iş yerinin genel ortamına uygun kıyafetler seçmeli, kendine bir stil oluşturmalı. Kıyafetleri birbiriyle uyum içinde olmalı, sade, temiz ve zevkli giyinmeli. Çalışma ortamında genellikle çok değerli olmayan madenlerden yapılmış takıların seçilmesi yerinde olacaktır.

AŞIRI MAKYAJ YAPMAYIN

Sekreterin kıyafeti kadar makyajına da dikkat etmesi gerekir. Kadın sekreterlerde aşırı makyaj iş ortamına uygun düşmez. Makyajı sade, abartıdan uzak olmalıdır. Erkek sekreterlerin ise, saç ve sakal tıraşına dikkat etmesi gerekir.

Sekreter, konuşmasında mesleğiyle ilgili kelimelere yer vermeli, laubali konuşmamalı, sözlü çatışmalara yer vermemeli.

SIR TUTMAYI BİLMELİ

Sekreter, 'güvene layık, sır saklamasını bilen' demektir. Bildiklerini yakınlarına bile anlatmamalı. Unutmamalıdır ki, en yakın arkadaşı da kendi en yakın arkadaşına bildiklerini anlatabilir. Mesleğinin anlamını ve önemini bilmeli, dedikodulardan uzak durmalı. Dedikodunun kendisine, kurumuna, çalıştığı yöneticiye zarar verebileceğini unutmamalı.

İyi bir sekreter, çevresindeki kişilerin hatalarını büyütmez, alay konusu yapmaz. Hoşgörü nezaketin temelindedir.

Profesyonel bir kişi olarak sekreterlerden mesleki ve kişisel ahlaklarının en yüksek düzeylere ulaşması beklenir. Sekreter, kurumunu ve adını temsil eder. Ayrıca işinin tüm aşamalarında, yüksek ahlaksal ölçütler sağlamak için kendisine karşı da bir sorumluluğu vardır.

AĞZINDA BİR ŞEY VARKEN TELEFONLA KONUŞMAMALI

Telefonda konuşma, tebessümle, normal, tatlı, yumuşak ve nazik bir ses tonu ile doğal biçimde yapılmalı. Konuşma sırasında, "yaa, haa, hii, şeyyy" gibi anlamı olmayan kelimeleri ve yapmacık ses ve sözcükler kullanmaktan kaçınılmalı. Telefon, iki defadan fazla çalmadan açılmalı ve yanıt verilmelidir. Telefonu açtıktan sonra odadakilerle konuşma sürdürülmemeli ve ağızda bir şey varken (bir şey yer-içerken) asla telefonda konuşma yapılmamalıdır.